Migrar el servidor de correo a la nube
1- Relevamiento de servidor de correo actual
Es fundamental realizar un relevamiento en profundidad de actualmente qué tipo de servidor nos provee el correo, qué hosting se está utilizando para conectarse, cómo está configurado nuestro panel de nic.ar y cómo está configurado el hosting para determinar cómo apunta cada uno, qué tipo de conexión hace el servidor de correo, cuántas cuentas hay, cuántos grupos necesitamos (las mas conocidas como "listas de distribución"), cómo abren el correo los usuarios y si tienen guardados .pst antiguos en sus computadoras.
Podríamos comenzar primero por tomar un organigrama actual de la empresa y recopilar datos de las personas que utilizan los correos para poder comenzar a depurar cuentas (por si hay alguna que no tenga que ser migrada). También es fundamental conocer si las cuentas son POP o IMAP ya que las herramientas para migrar este tipo de cuentas son diferentes.
2- Armar una planilla con los correos a migrar
Para tener un panorama más claro de lo que vamos a migrar, es fundamental contar con usuarios, contraseñas (si aplica), las rutas donde están los .pst de cada correo y a qué grupos pertenece dicha casilla. Las cuentas que utilizarán licencias de Google son las casillas individuales de cada empleado. Con respecto a los grupos, estos no cuentan como licencia sino más bien como un método de organización de correos para que estos se puedan distribuir como si fueran listas de distribución, o ser utilizados como bandejas compartidas (esto se puede configurar más adelante desde la configuración que se encuentra en el apartado "Grupos").
3- Elegir la solución a implementar
Hay dos opciones líderes de correo en la nube: Office365, de Microsoft y GSuite, de Google.
Ambas tienen sus pequeñas diferencias. Las herramientas son muy parecidas, varía un poco el costo de cada una y la forma de implementarse. Cabe destacar que, en ambas soluciones, las licencias incluyen el servidor de correo en la nube. Es más, si mal no recuerdo, sólo había una licencia que no lo incluía, pero generalmente todas sí.
Es decir, olvidemonos de el escenario híbrido... implementar un correo en la nube significa que vamos a darles la posibilidad a nuestros usuarios de poder tener un correo como cualquiera tiene de Gmail o del famoso Hotmail (ahora Outlook) pero en vez de que sea @gmail .... será @nuestraempresa. Todo lo demás es igual, podrán compartir archivos en el drive de cada una de las soluciones, podrán trabajar en equipo online, podrán abrir sus correos y chatear desde su casa, su oficina u otro país. Y nosotros, nos daremos el lujo de apagar ese servidor de correo local. Desde que la solución esté implementada, sólo nos dedicaremos a explorar la cantidad de configuraciones que tiene GSuite o Office365 para ser administrados. Es muy sencillo y, de no parecerlo, a no desesperar: tienen a su disposición cursos online gratis para poder aprender a administrar el correo en la nube.
Otra pregunta muy frecuente es qué pasa si no tenemos internet? Bueno... antes que nada, recordar que sin conexión a internet los e-mails no entran ni salen al exterior... y más allá de eso, hoy en día es raro que en una empresa no haya dos enlaces. Si te encuentras en una empresa que sólo tiene una conexión a internet, tendrás que asegurarte de poder contratar otra conexión a internet para poder realizar un balanceo de carga. Esto lo deberás hacer tengas o no que implementar el correo en la nube.
4- Elegir al proveedor que nos acompañará en la migración
Por lo general, si no pertenecemos a una empresa donde se realicen proyectos al 100% necesitaremos de la ayuda de un proveedor para poder migrar con mayor soporte. Estos, por lo general, son quienes nos venderán las licencias que necesitaremos a un costo que podríamos negociar. Sumado a esto, les podemos solicitar una cotización para implementación parcial o total de las casillas. O tambien está la opción de hacer la migración nosotros mismos. La ayuda de parte de la empresa (en este caso Google o Microsoft) siempre estará.
5- Aprobación de presupuesto
Una implementación siempre está acotada a un presupuesto. A veces conocemos el número por el cual nos debemos manejar, y otras veces ese número es desconocido y se tiene que presentar la solución primero para luego saber si estamos cerca de ese número que la empresa puede llegar a pagar. Sea de una forma, u otra, lo que debemos tener en claro es cuánto cuesta cada licencia, cuántas licencias vamos a necesitar, cuántas se pueden omitir comprar, qué diferencia hay entre cada licencia (algunas son básicas, otras traen más herramientas para poder utilizar en la suite), en qué moneda está expresado el presupuesto y si incluye implementación o no. Para esto, debemos pedir cotización a varios proveedores y si es posible armar un cuadro con los datos de todas las que hemos conseguido así poder comparar y presentar el presupuesto al directorio, o área con toma de decisiones, correctamente.
6- Capacitar a los usuarios
Si bien hay un gran porcentaje de empleados que seguramente utilizaron alguna vez en su vida Gmail o Hotmail (ahora Outlook), no debemos dejar ningún cabo suelto en esta implementación y si hay algo con lo que seguramente tendremos que renegar es con los usuarios una vez implementado esto.
No hay una varita mágica la cual lo evite. Pero si podemos entrenarlos para que, llegado el momento, les sea más sencillo. Mi recomendación es elegir un miembro del equipo o uno mismo, para entrenar a los usuarios y hacerles una presentación del producto al que migraremos. También podríamos solicitarle al proveedor que hemos elegido, pero quizás lo cobren adicional.
En una implementación de esta índole, debemos tener al usuario contento con nuestro trabajo... la mejor manera de mostrarles la solución es contarles algo que ellos no sepan y mostrarles alguna herramienta innovadora de la suite que, por más que sepamos que quizás no vayan a utilizar de manera cotidiana, no dejemosla de mostrar ya que esto al usuario lo entretiene. Un ejemplo es mostrarles cómo sincroniza nuestro celular con la página como por ejemplo, añadir una nota por voz desde nuestro celular y que aparezca al instante en la computadora. Otro ejemplo que a los usuarios les encanta es simular una videollamada entre ellos así de paso podrás aprovechar a enseñarles a configurar las aplicaciones de la suite y el correo en sus celulares.
Acá les dejo el temario que armé para las capacitaciones que dí, es de GSuite:
Ahora que tenemos un panorama completo de los correos a migrar, nuestro proveedor y los usuarios, ya estamos preparados para migrar!
La migración puede ser efectuada con la herramienta indicada por el proveedor. En mi caso, que era IMAP, utilizamos la herramienta de migración GSMME. Adjunto link para que puedan leer más acerca de ella https://support.google.com/a/answer/6305431?hl=es
Para activar esta herramienta primero ya debemos tener acceso al portal de la suite de Google y desde allí activar una serie de características para darle permisos al migrador. Una vez realizado esto, comienza a migrarse los correos (puede ser por tandas) y luego de tener todos los .pst migrados, bajamos la palanca! Pero... cómo se baja la palanca? Dependiendo de cómo esté nuestro hosting de correos, tendremos que redireccionar los MX. Esto si bien es sencillo, recomiendo que nos quitemos toda duda que tengamos con nuestro proveedor de licencias.